Branchen, die erfolgreich auf unsere Lösungen setzen:
Sitzungsmanagement genau nach Maß für Landkreise, Städte, Ämter und Gemeinden
Kommunale Gremienarbeit braucht klare Abläufe, sichere Unterlagen und transparente Entscheidungen – vom ersten Entwurf einer Beschlussvorlage bis zur Umsetzung im Fachbereich. Mit SOMACOS digitalisieren Landkreise, Städte, Ämter und Gemeinden ihre Sitzungsprozesse durchgängig: Vorlagen, Tagesordnungen, Niederschriften, Beschlüsse, Veröffentlichungen und mobile Gremienarbeit greifen in einer Lösung ineinander. So reduzieren Verwaltungen manuelle Arbeit, schaffen nachvollziehbare Prozesse und stellen Informationen genau dort bereit, wo sie benötigt werden – intern, im Gremium oder für Bürgerinnen und Bürger.
Session
Session bündelt die verwaltungsinternen Abläufe rund um Vorlagen, Sitzungen, Tagesordnungen, Niederschriften und Beschlüsse in einem System. Gerade in Kommunalverwaltungen mit vielen Fachbereichen, Gremien, Fristen und Beteiligten sorgt Session für klare Workflows, nachvollziehbare Bearbeitungsstände und weniger Abstimmungsaufwand per E-Mail. Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Status bleiben je Vorgang transparent – von der Beschlussvorlage bis zur Umsetzung im Beschlusscontrolling.
SessionNet
SessionNet stellt freigegebene Sitzungsinformationen, Dokumente, Termine und Beschlüsse rollenbasiert im Browser bereit. Gremienmitglieder, Verwaltung, Führungskräfte und – im öffentlichen Bereich – auch Bürgerinnen und Bürger erhalten genau die Informationen, die für sie vorgesehen sind. So unterstützt SessionNet die sichere Veröffentlichung öffentlicher Inhalte, schützt nichtöffentliche Unterlagen durch Rollen und Rechte und macht kommunale Entscheidungen gezielt recherchierbar.
Mandatos
Mandatos bringt Sitzungsunterlagen, Termine, Notizen und Recherchemöglichkeiten direkt auf Tablet, Smartphone oder Windows-Gerät. Gremienmitglieder können Unterlagen mobil vorbereiten, offline nutzen, markieren und persönliche Annotationen geräteübergreifend synchronisieren. Damit wird die Arbeit in Räten, Kreistagen, Ausschüssen und weiteren kommunalen Gremien deutlich einfacher – weniger Papier, bessere Vorbereitung und sicherer Zugriff auch unterwegs.
2000+ Kommunen vertrauen auf unsere Software:
Seit 25+ Jahren Erfolgsgeschichten durch unser sicheres Sitzungsmanagement
Basierend auf Gemeindeordnungen, Satzungen oder Verwaltungsvorschriften realisieren wir alle Prozesse im Sitzungsmanagement und berechnen Aufwandsentschädigungen sowie Sitzungsgelder. Session ist die effiziente Softwarelösung für Sitzungsmanagement mit medienbruchfreien Arbeitsabläufen, redundanzfreier und mandantenfähiger Datenhaltung.
Papier verschwindet –
Digitale Gremienarbeit in Köln
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Stadt Heidelberg – digitale Gremienarbeit mit Mehrwert
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Papierloser Sitzungsdienst in Fürstenwalde
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Mandatos – die Lösung für digitale Gremienarbeit in der Landeshauptstadt
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Stadt Gießen – Effiziente Gremienarbeit, die überzeugt
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Digitalisierung in Grünheide (Mark) – Ein Erfolgsbeispiel für moderne Gremienarbeit
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Das sagen unsere Kunden
Es gibt gute Gründe, warum sich über 2500+ Organisationen für uns entscheiden
Häufige Fragen – kurz beantwortet
Generelle Fragen
Was ist der Unterschied zwischen SessionNet und Mandatos?
SessionNet ist das browserbasierte Gremienportal für freigegebene Sitzungen, Unterlagen, Beschlüsse, Termine und Recherche – mit Rollen/Rechten für gezielten Zugriff. Mandatos ist die native App für Gremienmitglieder: mobil optimiert, mit Offline-Verfügbarkeit, PDF-Annotationen (Notizen/Markierungen) und persönlichem Überblick über Sitzungen und Umlaufverfahren (Abstimmung ohne Sitzung).
Können wir mit einem Modul starten und später erweitern?
Ja. Die Lösung ist modular: Sie können z. B. mit Session starten und später SessionNet, Mandatos oder Funktionen wie Online-Abstimmung, Beschlusscontrolling oder KI-Protokollierung ergänzen – ohne Systembruch.
Ist die Lösung mandantenfähig – z. B. für Verwaltungsgemeinschaften oder Beteiligungen?
Ja. Sie können mehrere Mandanten abbilden – z. B. Ortsgemeinden, Beteiligungen oder Tochterunternehmen. Voraussetzung ist eine zentrale Stammdatenverwaltung, damit Personen, Gremien und Strukturen konsistent gepflegt und getrennt genutzt werden können.
Wie schützt SOMACOS sensible Sitzungsunterlagen vor unbefugtem Zugriff?
Ein Rollen- und Rechtemodell steuert den Zugriff präzise: Jede Nutzergruppe sieht nur freigegebene Inhalte. So bleiben vertrauliche Dokumente geschützt – und Zuständigkeiten sowie Zugriffe sind nachvollziehbar.
Wie kann die Lösung betrieben werden (On-premises oder SaaS)?
Beides ist möglich: on-premises in Ihrer Windows-Server-Umgebung (optional als VMs – virtuelle Maschinen) oder als SaaS/Session ASP im zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. IT-Security-Designs wie Reverse Proxy (vorgelagerter Zugang) oder DMZ (abgesicherter Netzbereich) lassen sich passend umsetzen. Zugriff auf Session ASP erfolgt – je nach Konzept – über gesicherten VPN- oder Citrix-Zugang.
Ist Online-Abstimmung auch in Präsenzsitzungen möglich?
Ja. Sie stimmen je TOP (Tagesordnungspunkt) offen, namentlich oder geheim ab – in Präsenz, hybrid oder online. Ergebnisse werden übersichtlich angezeigt und direkt in Session bzw. ins Protokoll übernommen. Das reduziert Moderationsaufwand und erhöht die Nachvollziehbarkeit.
Wie funktioniert KI-gestützte Protokollierung – und behalten wir die Kontrolle?
Session stellt über KI-Connect (Web-API) relevante Sitzungsinfos bereit (z. B. TOPs, Teilnehmende, Metadaten). Sie wählen den KI-Anbieter selbst. Das Ergebnis wird in Session abgelegt – die redaktionelle Nachbearbeitung bleibt jederzeit möglich.
Datensicherheit und Hosting
Wie unterstützt SOMACOS Datenschutz und DSGVO-konforme Nutzung?
Die SOMACOS-Lösung unterstützt Datenschutz nach dem Prinzip Privacy by Design/Default: Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies fachlich oder rechtlich erforderlich ist. Die Datenhoheit verbleibt beim jeweiligen Auftraggeber. Eine zentrale Verarbeitung personenbezogener Daten durch SOMACOS findet nicht statt.
Wie schützt das Rollen- und Rechtemodell sensible Sitzungsunterlagen?
Der Zugriff auf personenbezogene Daten, Sitzungsunterlagen und Beschlüsse wird rollen- und berechtigungsabhängig gesteuert. Nutzer sehen nur die Informationen und Funktionen, die sie für ihre Aufgaben benötigen – so bleiben vertrauliche Inhalte geschützt und Freigaben nachvollziehbar.
Was bedeutet der Betrieb im BSI-zertifizierten Partnerrechenzentrum für die Datensicherheit?
Beim Betrieb als Software-as-a-Service kann Session in einem Partnerrechenzentrum betrieben werden, das nach ISO 27001 auf Basis von BSI IT-Grundschutz zertifiziert ist, z. B. bei der OWL-IT. Dadurch erfolgt der technische Betrieb in einer professionell abgesicherten Rechenzentrumsumgebung. Rollen- und Rechtemodell, Zugriffsbeschränkungen und datenschutzfreundliche Voreinstellungen der SOMACOS-Lösung bleiben erhalten.
Lassen Sie uns gemeinsam mehr Effizienz und Transparenz in Ihre Gremienarbeit bringen und Ihre Entscheidungsprozesse auf ein sicheres Fundament stellen.
