Sitzungsmanagement & digitale Gremienarbeit
Beschlüsse fassen Sie selbst. Doch im Alltag kosten Beschlussvorlagen, Abstimmungen und Sitzungsunterlagen oft unnötig Zeit. Vorlagen wandern durch E-Mails, Tagesordnungen entstehen unter Druck und Informationen liegen in verschiedenen Tools. Kurz vor der Sitzung fehlen Unterlagen oder es gibt noch Änderungen.
25 Jahre SOMACOS – Verlässlichkeit, die man im Alltag spürt
Gremienarbeit lebt von Vertrauen: in Unterlagen, in Zuständigkeiten – und in eine Lösung, die im entscheidenden Moment einfach funktioniert. Seit 25 Jahren begleiten wir Organisationen dabei, ihre Gremienarbeit digital sicher und handhabbar zu machen. Diese Erfahrung steckt nicht nur in der Software, sondern vor allem in den Menschen dahinter: Experten aus Beratung, Projektleitung und Support verstehen Ihren Alltag. Über 2.350 Projekte zeigen, worauf es ankommt – und wie man Lösungen so einführt, dass sie akzeptiert und genutzt werden.
Session
Das Kernsystem für strukturiertes Sitzungsmanagement
Session bündelt Beschlussvorlagen, Workflows und Sitzungen in einem System: Sie planen und erstellen Tagesordnungen, koordinieren Aufgaben und sehen Bearbeitungsstände im aktuellen Vorgang. Nach der Sitzung dokumentieren Sie Ergebnisse und steuern die Umsetzung über Aufgaben, Fristen und Status – ohne Excel-Listen und E-Mail-Schleifen.
SessionNet
Informationsportal im Browser
SessionNet stellt freigegebene Sitzungen, Unterlagen und Beschlüsse für Gremienmitglieder und berechtigte Personen im Browser bereit. Rollen und Rechte steuern präzise, wer welche Inhalte sehen darf. Im kommunalen Umfeld kann SessionNet zusätzlich als Bürgerinfo eingesetzt werden und öffentliche Sitzungen, Dokumente und Beschlüsse recherchierbar darstellen. Das Informationssystem ist auch in in bestehende Portale integrierbar.
Mandatos
Die App für mobile Gremienarbeit (auch offline)
Mandatos bringt Sitzungsunterlagen und persönliche Notizen als native App auf iOS, Android und Windows – optimiert für Tablet und Smartphone. Inhalte sind übersichtlich, bei Bedarf offline verfügbar, und bleiben durch sichere Anmeldung geschützt. So sind Gremienmitglieder vorbereitet, können Unterlagen annotieren und behalten auch bei mehreren Gremien den Überblick.
Erweiterungen, die im Alltag Zeit sparen
Wo im Alltag Zeit verloren geht, unterstützen und ergänzen wir gezielt: bei Abrechnung, Abstimmung, Umsetzung, Protokollierung und Betrieb. Modular, integriert und praxisbewährt.
Sitzungsgeld / Entschädigung
Sitzungsgeld & Entschädigungen nachvollziehbar abrechnen
Entschädigungen wie Sitzungsgeld, Pauschalen, Verdienstausfall oder Fahrtkosten verwalten Sie basierend auf Satzungen zentral bis zur Auszahlung. Automatische Berechnung und saubere Dokumentation reduzieren manuelle Nacharbeit. Auf Wunsch übergeben Sie für eine nahtlose Weiterverarbeitung die Daten per Schnittstelle direkt an Ihr Finanzsystem.
Online-Abstimmung
Rechtssicher abstimmen in Präsenz, hybrid oder online
Gremienmitglieder stimmen je Tagesordnungspunkt (TOP) digital ab – offen, namentlich oder geheim. Die digitale Abstimmung funktioniert in Präsenz-, Hybrid- und Onlinesitzungen, zeigt Ergebnisse übersichtlich an und übergibt sie direkt in Session und ins Protokoll. Das reduziert Aufwände für Moderation bzw. Protokoll und erhöht Nachvollziehbarkeit sowie Rechtssicherheit.
Beschlusscontrolling
Beschlüsse umsetzen, statt nachzufragen
Aufgaben, Verantwortliche, Fristen und Status führen Sie zentral und nachvollziehbar – vom Beschluss bis zur Erledigung. So sehen Fachbereiche, Geschäftsstelle und Gremien, was erledigt ist, wo es hakt und was als Nächstes ansteht. Auswertungen und Historie reduzieren Rückfragen, vermeiden Verzögerungen und bringen Entscheidungen verlässlich in die Umsetzung.
Web-API für KI-gestützte Protokollierung
KI-Protokollierung anbinden Anbieter frei wählen
Binden Sie KI-Transkription flexibel an: Über KI-Connect (Web-API) stellt Session strukturierte Sitzungsdaten wie TOPs, Teilnehmende und Metadaten standardisiert bereit. So nutzen Sie den KI-Anbieter Ihrer Wahl für Transkription und Protokollentwürfe. Das Ergebnis legen Sie anschließend revisionssicher in Session ab – die redaktionelle Kontrolle bleibt jederzeit bei Ihnen.
Das sagen unsere Kunden
Es gibt gute Gründe, warum sich über 2500+ Organisationen für uns entscheiden
Betrieb nach Ihren Anforderungen: On-Premises oder als Software-as-a-Service
Wählen Sie das Modell, das zu IT, Datenschutz und Ressourcen passt: On-Premises in Ihrer Infrastruktur oder SaaS im Rechenzentrum – ohne Brüche im Sitzungsprozess.
On-premises
Betrieb in Ihrer vorhandenen IT-Infrastruktur
SOMACOS integriert sich unkompliziert in Ihre bestehende IT-Infrastruktur: Betrieb auf Windows-Servern mit gängigen Standardkomponenten. Für den laufenden Betrieb reicht meist eine schlanke Serverausstattung; Dokumente skalieren Sie flexibel auf einem Fileserver. Webbetrieb (z. B. SessionNet/Mandatos) ist ressourcenschonend, Suche kann getrennt betrieben werden. Optional virtualisieren Sie mehrere Windows-Server als VMs (virtuelle Maschinen) auf einer Hardware. Sicherheitsdesign bleibt praxisnah, z. B. Reverse Proxy (vorgelagerter Zugang) oder DMZ (abgesicherter Netzbereich) – passend zu Ihren Vorgaben.
Software-as-a-Service (SaaS)
Betrieb im zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland
Alternativ nutzen Sie Session als Session ASP im Rechenzentrum (Software-as-a-Service). Sie sparen Investitionen in Hardware und Lizenzen und greifen – je nach Sicherheitskonzept – über gesicherten VPN- oder Citrix-Zugang auf alle Funktionen zu. Updates und neue Versionen werden zentral bereitgestellt, sodass Sie dauerhaft aktuell arbeiten. Das senkt Betriebsaufwände und macht Kosten planbarer.
Erweiterungen, die im Alltag Zeit sparen
Wo im Alltag Zeit verloren geht, unterstützen und ergänzen wir gezielt: bei Abrechnung, Abstimmung, Umsetzung, Protokollierung und Betrieb. Modular, integriert und praxisbewährt.
Sitzungsgeld / Entschädigung
Sitzungsgeld & Entschädigungen nachvollziehbar abrechnen
Entschädigungen wie Sitzungsgeld, Pauschalen, Verdienstausfall oder Fahrtkosten verwalten Sie basierend auf Satzungen zentral bis zur Auszahlung. Automatische Berechnung und saubere Dokumentation reduzieren manuelle Nacharbeit. Auf Wunsch übergeben Sie für eine nahtlose Weiterverarbeitung die Daten per Schnittstelle direkt an Ihr Finanzsystem.
Online-Abstimmung
Rechtssicher abstimmen – in Präsenz, hybrid oder online
Gremienmitglieder stimmen je Tagesordnungspunkt (TOP) digital ab – offen, namentlich oder geheim. Die digitale Abstimmung funktioniert in Präsenz-, Hybrid- und Onlinesitzungen, zeigt Ergebnisse übersichtlich an und übergibt sie direkt in Session und ins Protokoll. Das reduziert Aufwände für Moderation bzw. Protokoll und erhöht Nachvollziehbarkeit sowie Rechtssicherheit.
Beschlusscontrolling
Beschlüsse umsetzen, statt nachzufragen
Aufgaben, Verantwortliche, Fristen und Status führen Sie zentral und nachvollziehbar – vom Beschluss bis zur Erledigung. So sehen Fachbereiche, Geschäftsstelle und Gremien, was erledigt ist, wo es hakt und was als Nächstes ansteht. Auswertungen und Historie reduzieren Rückfragen, vermeiden Verzögerungen und bringen Entscheidungen verlässlich in die Umsetzung.
Web-API für KI-gestützte Protokollierung
KI-Protokollierung anbinden – Anbieter frei wählen
Binden Sie KI-Transkription flexibel an: Über KI-Connect (Web-API) stellt Session strukturierte Sitzungsdaten wie TOPs, Teilnehmende und Metadaten standardisiert bereit. So nutzen Sie den KI-Anbieter Ihrer Wahl für Transkription und Protokollentwürfe. Das Ergebnis legen Sie anschließend revisionssicher in Session ab – die redaktionelle Kontrolle bleibt jederzeit bei Ihnen.
Betrieb nach Ihren Anforderungen: On-Premises oder als Software-as-a-Service
Wählen Sie das Modell, das zu IT, Datenschutz und Ressourcen passt: On-Premises in Ihrer Infrastruktur oder als SaaS-Lösung im Rechenzentrum – ohne Brüche im Sitzungsprozess.
On-premises
Betrieb in Ihrer vorhandenen IT-Infrastruktur
SOMACOS integriert sich unkompliziert in Ihre bestehende IT-Infrastruktur: Betrieb auf Windows-Servern mit gängigen Standardkomponenten. Für den laufenden Betrieb reicht meist eine schlanke Serverausstattung; Dokumente skalieren Sie flexibel auf einem Fileserver. Webbetrieb (z. B. SessionNet/Mandatos) ist ressourcenschonend, Suche kann getrennt betrieben werden. Optional virtualisieren Sie mehrere Windows-Server als VMs (virtuelle Maschinen) auf einer Hardware. Sicherheitsdesign bleibt praxisnah, z. B. Reverse Proxy (vorgelagerter Zugang) oder DMZ (abgesicherter Netzbereich) – passend zu Ihren Vorgaben.
Software-as-a-Service (SaaS)
Betrieb im zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland
Alternativ nutzen Sie Session als Session ASP im Rechenzentrum (Software-as-a-Service). Sie sparen Investitionen in Hardware und Lizenzen und greifen – je nach Sicherheitskonzept – über gesicherten VPN- oder Citrix-Zugang auf alle Funktionen zu. Updates und neue Versionen werden zentral bereitgestellt, sodass Sie dauerhaft aktuell arbeiten. Das senkt Betriebsaufwände und macht Kosten planbarer.
Häufige Fragen – kurz beantwortet
Generelle Fragen
Was ist der Unterschied zwischen SessionNet und Mandatos?
SessionNet ist das browserbasierte Gremienportal für freigegebene Sitzungen, Unterlagen, Beschlüsse, Termine und Recherche – mit Rollen/Rechten für gezielten Zugriff. Mandatos ist die native App für Gremienmitglieder: mobil optimiert, mit Offline-Verfügbarkeit, PDF-Annotationen (Notizen/Markierungen) und persönlichem Überblick über Sitzungen und Umlaufverfahren (Abstimmung ohne Sitzung).
Können wir mit einem Modul starten und später erweitern?
Ja. Die Lösung ist modular: Sie können z. B. mit Session starten und später SessionNet, Mandatos oder Funktionen wie Online-Abstimmung, Beschlusscontrolling oder KI-Protokollierung ergänzen – ohne Systembruch.
Ist die Lösung mandantenfähig – z. B. für Verwaltungsgemeinschaften oder Beteiligungen?
Ja. Sie können mehrere Mandanten abbilden – z. B. Ortsgemeinden, Beteiligungen oder Tochterunternehmen. Voraussetzung ist eine zentrale Stammdatenverwaltung, damit Personen, Gremien und Strukturen konsistent gepflegt und getrennt genutzt werden können.
Wie schützt SOMACOS sensible Sitzungsunterlagen vor unbefugtem Zugriff?
Ein Rollen- und Rechtemodell steuert den Zugriff präzise: Jede Nutzergruppe sieht nur freigegebene Inhalte. So bleiben vertrauliche Dokumente geschützt – und Zuständigkeiten sowie Zugriffe sind nachvollziehbar.
Wie kann die Lösung betrieben werden (On-premises oder SaaS)?
Beides ist möglich: on-premises in Ihrer Windows-Server-Umgebung (optional als VMs – virtuelle Maschinen) oder als SaaS/Session ASP im zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. IT-Security-Designs wie Reverse Proxy (vorgelagerter Zugang) oder DMZ (abgesicherter Netzbereich) lassen sich passend umsetzen. Zugriff auf Session ASP erfolgt – je nach Konzept – über gesicherten VPN- oder Citrix-Zugang.
Ist Online-Abstimmung auch in Präsenzsitzungen möglich?
Ja. Sie stimmen je TOP (Tagesordnungspunkt) offen, namentlich oder geheim ab – in Präsenz, hybrid oder online. Ergebnisse werden übersichtlich angezeigt und direkt in Session bzw. ins Protokoll übernommen. Das reduziert Moderationsaufwand und erhöht die Nachvollziehbarkeit.
Wie funktioniert KI-gestützte Protokollierung – und behalten wir die Kontrolle?
Session stellt über KI-Connect (Web-API) relevante Sitzungsinfos bereit (z. B. TOPs, Teilnehmende, Metadaten). Sie wählen den KI-Anbieter selbst. Das Ergebnis wird in Session abgelegt – die redaktionelle Nachbearbeitung bleibt jederzeit möglich.
Datensicherheit und Hosting
Wie unterstützt SOMACOS Datenschutz und DSGVO-konforme Nutzung?
Die SOMACOS-Lösung unterstützt Datenschutz nach dem Prinzip Privacy by Design/Default: Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies fachlich oder rechtlich erforderlich ist. Die Datenhoheit verbleibt beim jeweiligen Auftraggeber. Eine zentrale Verarbeitung personenbezogener Daten durch SOMACOS findet nicht statt.
Wie schützt das Rollen- und Rechtemodell sensible Sitzungsunterlagen?
Der Zugriff auf personenbezogene Daten, Sitzungsunterlagen und Beschlüsse wird rollen- und berechtigungsabhängig gesteuert. Nutzer sehen nur die Informationen und Funktionen, die sie für ihre Aufgaben benötigen – so bleiben vertrauliche Inhalte geschützt und Freigaben nachvollziehbar.
Was bedeutet der Betrieb im BSI-zertifizierten Partnerrechenzentrum für die Datensicherheit?
Beim Betrieb als Software-as-a-Service kann Session in einem Partnerrechenzentrum betrieben werden, das nach ISO 27001 auf Basis von BSI IT-Grundschutz zertifiziert ist, z. B. bei der OWL-IT. Dadurch erfolgt der technische Betrieb in einer professionell abgesicherten Rechenzentrumsumgebung. Rollen- und Rechtemodell, Zugriffsbeschränkungen und datenschutzfreundliche Voreinstellungen der SOMACOS-Lösung bleiben erhalten.
Mehr wissen, gezielter arbeiten mit Schulungen der SOMACOS-Akademie
Ob zur Einarbeitung in unsere Programme oder zur Auffrischung: Nutzen Sie unsere Schulungsangebote, um Ihr Wissen im Umgang mit Session, SessionNet und Mandatos gezielt zu vertiefen. Neben den zentralen Schulungen bieten wir in Absprache mit Ihrem Kundenbetreuer auch Vor-Ort-Schulungen an.
Lassen Sie uns gemeinsam mehr Effizienz und Transparenz in Ihre Gremienarbeit bringen und Ihre Entscheidungsprozesse auf ein sicheres Fundament stellen.