Mandatos & Apps
Mandatos – mobile Gremienarbeit,
auch offline
Native Apps für iOS/Android/Windows: Unterlagen offline, PDF-Annotationen (Notizen/Markierungen) und optional Abstimmung – sicher auf Tablet & Smartphone
SessionNet ist der Browser-Zugang für freigegebene Sitzungsinformationen. Mandatos ergänzt genau dort, wo es im Gremienalltag zählt: Inhalte sind automatisch offline verfügbar, auf Tablet/Smartphone besser bedienbar und persönliche Notizen bleiben synchron – damit Vorbereitung und Sitzung ohne Papiermappe funktionieren.
Branchen, die erfolgreich auf unsere Lösungen setzen:
1024+ Kommunen vertrauen auf unsere Software:
1024+ Finanzinstitute vertrauen auf unsere Software:
Vorteile | Kernfunktionen | Rollen | Einführung
Was Mandatos konkret abbildet
Mandatos ist die mobile Erweiterung zu SessionNet: Gremienmitglieder erhalten Sitzungen, Dokumente und Vorgänge kontextbezogen zur Sitzung – inkl. Kalender, Teilnahme, Dokumentenansicht und PDF-Annotationen. Optional sind Online-Abstimmungen möglich. Der Unterschied zum Browser: Mandatos macht Inhalte automatisch offline verfügbar, unterstützt die Arbeit in der Sitzung (z. B. Split View: Dokument und Agenda parallel) und hält persönliche Notizen auf allen Geräten aktuell. Einführung und App-Rollout begleiten wir strukturiert – inkl. Schulung und klaren Ansprechpartnern.
Vorteile auf einen Blick
Papierlos vorbereiten – auch ohne Internet: Inhalte sind offline verfügbar und bleiben im gewohnten Kontext nutzbar. Das reduziert Medienbrüche und spart Zeit.
Bessere Lesbarkeit auf mobilen Geräten: Als native App ist Mandatos je Betriebssystem optimiert – schnell navigierbar, gut bedienbar, hohe Akzeptanz im Gremium.
Notizen bleiben konsistent: PDF-Annotationen werden plattformübergreifend synchronisiert (iOS/Android/Windows) – ohne Versionschaos.
Schneller handlungsfähig im Gremium: Dashboard, intelligente Downloads und optional Abstimmungen geben Überblick – vor und während der Sitzung.
Kernfunktionen
Intelligenter Download & Offline-Verfügbarkeit: Sitzungen und Dokumente werden zeitbezogen automatisch bereitgestellt – kein manuelles Nachladen kurz vor dem Termin.
Dashboard „Meine Sitzungen“: Schnellzugriff auf letzte/heutige/kommende Sitzungen, persönliche Dokumente (z. B. Abrechnungen) und Umlaufverfahren (Abstimmung ohne Sitzung) inkl. Status.
Kalender mit flexiblen Ansichten: Tag/Woche/Arbeitswoche/Monat/Liste – Sitzungen und Umlaufverfahren sind farblich klar erkennbar.
PDF-Viewer & Annotationen (synchronisiert): Markierungen, Notizen und Lesezeichen direkt im Dokument – auf Wunsch geräteübergreifend synchron.
Split View für Tablets/Windows: Sitzung und Dokument parallel – schnelle Orientierung, Bearbeitung bei Bedarf im Vollbild.
Teilnahmemanagement: Zu-/Absage, Nachricht ans Gremienbüro und Statusanzeige – Informationen kommen strukturiert zurück und reduzieren Rückfragen.
Online-Abstimmung & Umlaufverfahren (optional): offen, namentlich oder geheim abstimmen – direkt in der Sitzung oder im Umlaufverfahren.
Recherche mit moderner Suchmaschine (z. B. Elastic Search): Treffer nach Relevanz, hohe Geschwindigkeit und Filter nach Zeitraum.
SessionNet vs. Mandatos – der Unterschied auf den Punkt
SessionNet ist der Browser-Zugang für freigegebene Inhalte und Recherche – ideal für den Arbeitsplatz und unterschiedliche Nutzergruppen.
Mandatos ist die native App für Gremienmitglieder: mobil optimiert, offline, mit PDF-Annotationen und Synchronisation – für spürbar einfachere Vorbereitung und Sitzungsverfolgung.
Für wen lohnt sich Mandatos besonders?
Gremienmitglieder / Mandatsträger: Weniger Papier, mehr Überblick – offline vorbereiten, Inhalte markieren und relevante Stellen schnell finden.
Gremienbüro / Sitzungsdienst: Weniger Verteilarbeit und Rückfragen – Unterlagen stehen zuverlässig bereit, Teilnahme- und Statusinfos kommen strukturiert zurück.
Führungskräfte / Vorstände: Schneller informiert und entscheidungsfähig – Sitzungen, Dokumente und Aufgaben mobil verfügbar auf Tablet oder Smartphone.
IT / Datenschutz: Sicher und steuerbar – biometrischer Login, optional 2FA (Zwei-Faktor-Authentifizierung) und Multi-Profilfähigkeit für mehrere Gremien/Organisationen.
Einführung in der Praxis
Schritt 1: Nutzergruppen & Funktionen festlegen – Welche Gremien nutzen Mandatos, welche Inhalte werden bereitgestellt, und welche Optionen (Offline/Abstimmung) sind aktiv?
Schritt 2: Technische Anbindung & App-Rollout – Profile, Sicherheitsoptionen (z. B. 2FA) und Bereitstellungslogik werden passend zu Ihren Vorgaben eingerichtet.
Schritt 3: Schulung – kurze, praxisnahe Einweisung für Gremienbüro und Gremienmitglieder: Navigation, Offline-Nutzung, Annotationen, Teilnahme und Recherche.
Schritt 4: Go-Live & Begleitung – Im Echtbetrieb gibt es klare Ansprechpartner, damit Akzeptanz, Betrieb und Weiterentwicklung planbar bleiben.
Möchten Sie sehen, wie Mandatos die Gremienarbeit erleichtert?
In einer Demo zeigen wir den Ablauf von der Einladung bis zur Offline-Vorbereitung, PDF-Annotation und optionalen Abstimmung – und wie Mandatos nahtlos auf SessionNet aufsetzt.
Das sagen unsere Kunden
Es gibt gute Gründe, warum sich über 2500+ Organisationen für uns entscheiden
Schutz für Daten und Anwender durch
sicheres Sitzungsmanagement
Wichtige Beschlüsse stehen nicht selten in Zusammenhang mit sensiblen Daten. Um diese optimal zu schützen, wurde Session als umfassende Lösung für Ihr Sitzungsmanagement mit zahlreichen Sicherheitsfeatures ausgestattet. So müssen Sie weder einen Datenverlust infolge eines Ausfalls der Rechentechnik noch den Zugriff auf vertrauliche Daten durch Unbefugte fürchten.
Sitzungsgeld / Entschädigung
Sitzungsgeld & Entschädigungen nachvollziehbar abrechnen
Entschädigungen wie Sitzungsgeld, Pauschalen, Verdienstausfall oder Fahrtkosten verwalten Sie basierend auf Satzungen zentral bis zur Auszahlung. Automatische Berechnung und saubere Dokumentation reduzieren manuelle Nacharbeit. Auf Wunsch übergeben Sie für eine nahtlose Weiterverarbeitung die Daten per Schnittstelle direkt an Ihr Finanzsystem.
Sitzungsgeld / Entschädigung
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UNSER TIPP
Immer sicher und aktuell
Mit SessionAsp aus dem BSI-zertifizierten kommunalen Rechenzentrum ist Ihre Software immer aktuell und sicher. Alle sicherheitsrelevanten und sonstigen Programmupdates werden schnellstens automatisch für Sie installiert.
Mehr erreichen mit
leistungsstarken Erweiterungen
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Sitzungsplanung & Tagesordnung
Sitzungen planen
Sitzungen werden geplant, TOPs (Tagesordnungspunkte) strukturiert aufgebaut und Dokumente eindeutig zugeordnet. Ergebnis: vollständige Unterlagen – weniger Nachläufe vor dem Termin.
Häufige Fragen – kurz beantwortet
Generelle Fragen
Was ist der Unterschied zwischen SessionNet und Mandatos?
SessionNet ist das browserbasierte Gremienportal für freigegebene Sitzungen, Unterlagen, Beschlüsse, Termine und Recherche – mit Rollen/Rechten für gezielten Zugriff. Mandatos ist die native App für Gremienmitglieder: mobil optimiert, mit Offline-Verfügbarkeit, PDF-Annotationen (Notizen/Markierungen) und persönlichem Überblick über Sitzungen und Umlaufverfahren (Abstimmung ohne Sitzung).
Können wir mit einem Modul starten und später erweitern?
Ja. Die Lösung ist modular: Sie können z. B. mit Session starten und später SessionNet, Mandatos oder Funktionen wie Online-Abstimmung, Beschlusscontrolling oder KI-Protokollierung ergänzen – ohne Systembruch.
Ist die Lösung mandantenfähig – z. B. für Verwaltungsgemeinschaften oder Beteiligungen?
Ja. Sie können mehrere Mandanten abbilden – z. B. Ortsgemeinden, Beteiligungen oder Tochterunternehmen. Voraussetzung ist eine zentrale Stammdatenverwaltung, damit Personen, Gremien und Strukturen konsistent gepflegt und getrennt genutzt werden können.
Wie schützt SOMACOS sensible Sitzungsunterlagen vor unbefugtem Zugriff?
Ein Rollen- und Rechtemodell steuert den Zugriff präzise: Jede Nutzergruppe sieht nur freigegebene Inhalte. So bleiben vertrauliche Dokumente geschützt – und Zuständigkeiten sowie Zugriffe sind nachvollziehbar.
Wie kann die Lösung betrieben werden (On-premises oder SaaS)?
Beides ist möglich: on-premises in Ihrer Windows-Server-Umgebung (optional als VMs – virtuelle Maschinen) oder als SaaS/Session ASP im zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. IT-Security-Designs wie Reverse Proxy (vorgelagerter Zugang) oder DMZ (abgesicherter Netzbereich) lassen sich passend umsetzen. Zugriff auf Session ASP erfolgt – je nach Konzept – über gesicherten VPN- oder Citrix-Zugang.
Ist Online-Abstimmung auch in Präsenzsitzungen möglich?
Ja. Sie stimmen je TOP (Tagesordnungspunkt) offen, namentlich oder geheim ab – in Präsenz, hybrid oder online. Ergebnisse werden übersichtlich angezeigt und direkt in Session bzw. ins Protokoll übernommen. Das reduziert Moderationsaufwand und erhöht die Nachvollziehbarkeit.
Wie funktioniert KI-gestützte Protokollierung – und behalten wir die Kontrolle?
Session stellt über KI-Connect (Web-API) relevante Sitzungsinfos bereit (z. B. TOPs, Teilnehmende, Metadaten). Sie wählen den KI-Anbieter selbst. Das Ergebnis wird in Session abgelegt – die redaktionelle Nachbearbeitung bleibt jederzeit möglich.
Datensicherheit und Hosting
Wie unterstützt SOMACOS Datenschutz und DSGVO-konforme Nutzung?
Die SOMACOS-Lösung unterstützt Datenschutz nach dem Prinzip Privacy by Design/Default: Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies fachlich oder rechtlich erforderlich ist. Die Datenhoheit verbleibt beim jeweiligen Auftraggeber. Eine zentrale Verarbeitung personenbezogener Daten durch SOMACOS findet nicht statt.
Wie schützt das Rollen- und Rechtemodell sensible Sitzungsunterlagen?
Der Zugriff auf personenbezogene Daten, Sitzungsunterlagen und Beschlüsse wird rollen- und berechtigungsabhängig gesteuert. Nutzer sehen nur die Informationen und Funktionen, die sie für ihre Aufgaben benötigen – so bleiben vertrauliche Inhalte geschützt und Freigaben nachvollziehbar.
Was bedeutet der Betrieb im BSI-zertifizierten Partnerrechenzentrum für die Datensicherheit?
Beim Betrieb als Software-as-a-Service kann Session in einem Partnerrechenzentrum betrieben werden, das nach ISO 27001 auf Basis von BSI IT-Grundschutz zertifiziert ist, z. B. bei der OWL-IT. Dadurch erfolgt der technische Betrieb in einer professionell abgesicherten Rechenzentrumsumgebung. Rollen- und Rechtemodell, Zugriffsbeschränkungen und datenschutzfreundliche Voreinstellungen der SOMACOS-Lösung bleiben erhalten.
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