Sitzungsmanagement & digitale Gremienarbeit
Beschlüsse fassen Sie selbst. Doch im Alltag kosten Beschlussvorlagen, Abstimmungen und Sitzungsunterlagen oft unnötig Zeit. Vorlagen wandern durch E-Mails, Tagesordnungen entstehen unter Druck und Informationen liegen in verschiedenen Tools. Kurz vor der Sitzung fehlen Unterlagen oder es gibt noch Änderungen.
Dokumentverteilung & Zugriff (Browser)
Freigegebene Inhalte stehen rollenbasiert im Browser bereit – sicher und kontrolliert. Suche und Filter bringen Dokumente, Vorgänge und Beschlüsse schnell zur richtigen Person.
Sitzungsplanung & Tagesordnung
Sitzungen planen
Sitzungen werden geplant, TOPs (Tagesordnungspunkte) strukturiert aufgebaut und Dokumente eindeutig zugeordnet. Ergebnis: vollständige Unterlagen – weniger Nachläufe vor dem Termin.
Dokumentverteilung & Zugriff (Browser)
Freigegebene Inhalte stehen rollenbasiert im Browser bereit – sicher und kontrolliert. Suche und Filter bringen Dokumente, Vorgänge und Beschlüsse schnell zur richtigen Person.
Mobile Vorbereitung (Apps)
Mandatos macht Unterlagen automatisch offline verfügbar und auf mobilen Geräten gut bedienbar. Notizen und Markierungen bleiben im Dokumentkontext – vorbereitet auch ohne stabile Verbindung.
Protokoll & Beschlüsse
Ergebnisse werden strukturiert erfasst, Beschlussdaten sauber zugeordnet und Auszüge erzeugt. Das schafft eine verlässliche Dokumentationsbasis – nachvollziehbar für Gremium und Verwaltung.
Branchen, die erfolgreich auf unsere Lösungen setzen:
Session
Das Kernsystem für strukturiertes Sitzungsmanagement
Session bündelt Beschlussvorlagen, Workflows und Sitzungen in einem System: Sie planen und erstellen Tagesordnungen, koordinieren Aufgaben und sehen Bearbeitungsstände im aktuellen Vorgang. Nach der Sitzung dokumentieren Sie Ergebnisse und steuern die Umsetzung über Aufgaben, Fristen und Status – ohne Excel-Listen und E-Mail-Schleifen.
Sitzungen planen, vorbereiten, begleiten
Beschlussvorlagen mitWorkflows steuern
Protokolle erstellen, Beschlüsse umsetzen
Aufgaben, Fristen undStatus im Blick behalten
SessionNet stellt freigegebene Sitzungen, Unterlagen und Beschlüsse für Gremienmitglieder und berechtigte Personen im Browser bereit. Rollen und Rechte steuern präzise, wer welche Inhalte sehen darf. Im kommunalen Umfeld kann SessionNet zusätzlich als Bürgerinfo eingesetzt werden und öffentliche Sitzungen, Dokumente und Beschlüsse recherchierbar darstellen. Das Informationssystem ist auch in in bestehende Portale integrierbar.
Überall online Zugriffauf Sitzungsunterlagen
Schnelle Dokumenten- und Beschlussrecherche
Rollenbasierter Zugriffauf freigegebene Inhalte
In vorhandene Webseiten integrierbar
Mandatos Die App für mobile Gremienarbeit (auch offline)
Mandatos bringt Sitzungsunterlagen und persönliche Notizen als native App auf iOS, Android und Windows – optimiert für Tablet und Smartphone. Inhalte sind übersichtlich, bei Bedarf offline verfügbar, und bleiben durch sichere Anmeldung geschützt. So sind Gremienmitglieder vorbereitet, können Unterlagen annotieren und behalten auch bei mehreren Gremien den Überblick.
Sichere Anmeldung biometrisch / 2FA
Dashboard mit Schnell-zugriff auf Sitzungen
Mit Annotationen aufSitzungen vorbereiten
Online-Abstimmung & Umlaufverfahren
Alle Features ansehen
Das sagen unsere Kunden
Es gibt gute Gründe, warum sich über 2350+ Organisationen für uns entscheiden
Schutz für Daten und Anwender
Wichtige Beschlüsse stehen nicht selten in Zusammenhang mit sensiblen Daten. Um diese optimal zu schützen, wurde Session als umfassende Lösung für Ihr Sitzungsmanagement mit zahlreichen Sicherheitsfeatures ausgestattet. So müssen Sie weder einen Datenverlust infolge eines Ausfalls der Rechentechnik noch den Zugriff auf vertrauliche Daten durch Unbefugte fürchten.
UNSER TIPP
Immer sicher und aktuell
Mit Session SaaS aus dem BSI-zertifizierten kommunalen Rechenzentrum ist Ihre Software immer aktuell und sicher. Alle sicherheitsrelevanten und sonstigen Programmupdates werden schnellstens automatisch für Sie installiert.
Von der Beschlussvorlage bis zum Beschusscontrolling: eine durchgängige Prozesskette
Beschlussvorlagen & Workflows
Klare Schritte, Zuständigkeiten und Bearbeitungsstände reduzieren Rückfragen und Nacharbeit. So entstehen konsistente Vorlagen – ohne E-Mail-Schleifen und Versionschaos.
Sitzungsplanung & Tagesordnung
Sitzungen werden geplant, TOPs (Tagesordnungspunkte) strukturiert aufgebaut und Dokumente eindeutig zugeordnet. Ergebnis: vollständige Unterlagen – weniger Nachläufe vor dem Termin.
Dokumentverteilung & Zugriff (Browser)
Freigegebene Inhalte stehen rollenbasiert im Browser bereit – sicher und kontrolliert. Suche und Filter bringen Dokumente, Vorgänge und Beschlüsse schnell zur richtigen Person.
Mobile Vorbereitung (Apps)
Mandatos macht Unterlagen automatisch offline verfügbar und auf mobilen Geräten gut bedienbar. Notizen und Markierungen bleiben im Dokumentkontext – vorbereitet auch ohne stabile Verbindung.
Protokoll & Beschlüsse
Ergebnisse werden strukturiert erfasst, Beschlussdaten sauber zugeordnet und Auszüge erzeugt. Das schafft eine verlässliche Dokumentationsbasis – nachvollziehbar für Gremium und Verwaltung.
Beschlusscontrolling & Aufgaben
Umsetzung wird planbar, weil Aufgaben, Fristen und Verantwortliche zentral geführt werden. Status und Auswertungen zeigen früh, wo es hakt – weniger Nachfragen, weniger Verzögerungen.
Sitzungsgeld & Entschädigung
Entschädigungen werden regelbasiert berechnet und sauber dokumentiert – mit weniger manuellen Schritten. Bei Bedarf übergeben Sie Daten per Schnittstelle ans Finanzsystem, inklusive nachvollziehbarer Auswertung.
Häufige Fragen – kurz beantwortet
Generelle Fragen
Was ist der Unterschied zwischen SessionNet und Mandatos?
SessionNet ist das browserbasierte Gremienportal für freigegebene Sitzungen, Unterlagen, Beschlüsse, Termine und Recherche – mit Rollen/Rechten für gezielten Zugriff. Mandatos ist die native App für Gremienmitglieder: mobil optimiert, mit Offline-Verfügbarkeit, PDF-Annotationen (Notizen/Markierungen) und persönlichem Überblick über Sitzungen und Umlaufverfahren (Abstimmung ohne Sitzung).
Können wir mit einem Modul starten und später erweitern?
Ja. Die Lösung ist modular: Sie können z. B. mit Session starten und später SessionNet, Mandatos oder Funktionen wie Online-Abstimmung, Beschlusscontrolling oder KI-Protokollierung ergänzen – ohne Systembruch.
Ist die Lösung mandantenfähig – z. B. für Verwaltungsgemeinschaften oder Beteiligungen?
Ja. Sie können mehrere Mandanten abbilden – z. B. Ortsgemeinden, Beteiligungen oder Tochterunternehmen. Voraussetzung ist eine zentrale Stammdatenverwaltung, damit Personen, Gremien und Strukturen konsistent gepflegt und getrennt genutzt werden können.
Wie schützt SOMACOS sensible Sitzungsunterlagen vor unbefugtem Zugriff?
Ein Rollen- und Rechtemodell steuert den Zugriff präzise: Jede Nutzergruppe sieht nur freigegebene Inhalte. So bleiben vertrauliche Dokumente geschützt – und Zuständigkeiten sowie Zugriffe sind nachvollziehbar.
Wie kann die Lösung betrieben werden (On-premises oder SaaS)?
Beides ist möglich: on-premises in Ihrer Windows-Server-Umgebung (optional als VMs – virtuelle Maschinen) oder als SaaS/Session ASP im zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. IT-Security-Designs wie Reverse Proxy (vorgelagerter Zugang) oder DMZ (abgesicherter Netzbereich) lassen sich passend umsetzen. Zugriff auf Session ASP erfolgt – je nach Konzept – über gesicherten VPN- oder Citrix-Zugang.
Ist Online-Abstimmung auch in Präsenzsitzungen möglich?
Ja. Sie stimmen je TOP (Tagesordnungspunkt) offen, namentlich oder geheim ab – in Präsenz, hybrid oder online. Ergebnisse werden übersichtlich angezeigt und direkt in Session bzw. ins Protokoll übernommen. Das reduziert Moderationsaufwand und erhöht die Nachvollziehbarkeit.
Wie funktioniert KI-gestützte Protokollierung – und behalten wir die Kontrolle?
Session stellt über KI-Connect (Web-API) relevante Sitzungsinfos bereit (z. B. TOPs, Teilnehmende, Metadaten). Sie wählen den KI-Anbieter selbst. Das Ergebnis wird in Session abgelegt – die redaktionelle Nachbearbeitung bleibt jederzeit möglich.
Datensicherheit und Hosting
Wie unterstützt SOMACOS Datenschutz und DSGVO-konforme Nutzung?
Die SOMACOS-Lösung unterstützt Datenschutz nach dem Prinzip Privacy by Design/Default: Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies fachlich oder rechtlich erforderlich ist. Die Datenhoheit verbleibt beim jeweiligen Auftraggeber. Eine zentrale Verarbeitung personenbezogener Daten durch SOMACOS findet nicht statt.
Wie schützt das Rollen- und Rechtemodell sensible Sitzungsunterlagen?
Der Zugriff auf personenbezogene Daten, Sitzungsunterlagen und Beschlüsse wird rollen- und berechtigungsabhängig gesteuert. Nutzer sehen nur die Informationen und Funktionen, die sie für ihre Aufgaben benötigen – so bleiben vertrauliche Inhalte geschützt und Freigaben nachvollziehbar.
Was bedeutet der Betrieb im BSI-zertifizierten Partnerrechenzentrum für die Datensicherheit?
Beim Betrieb als Software-as-a-Service kann Session in einem Partnerrechenzentrum betrieben werden, das nach ISO 27001 auf Basis von BSI IT-Grundschutz zertifiziert ist, z. B. bei der OWL-IT. Dadurch erfolgt der technische Betrieb in einer professionell abgesicherten Rechenzentrumsumgebung. Rollen- und Rechtemodell, Zugriffsbeschränkungen und datenschutzfreundliche Voreinstellungen der SOMACOS-Lösung bleiben erhalten.
Lassen Sie uns gemeinsam mehr Effizienz und Transparenz in Ihre Gremienarbeit bringen und Ihre Entscheidungsprozesse auf ein sicheres Fundament stellen.