Wachsende Gremienarbeit, digital gut aufgestellt
Die Stadt Dessau-Roßlau ist eine kreisfreie Stadt in Sachsen-Anhalt mit ca. 80.000 Einwohnern. Sie hat in den letzten Jahren erhebliche Fortschritte in der Organisation ihres Sitzungsdienstes und der Gremienarbeit erzielt. Durch die Implementierung des Fachverfahrens Session von SOMACOS und die Optimierung bestehender Prozesse wird eine effiziente und transparente Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Gremien und der Verwaltung gefördert. Mit 320 geplanten Sitzungen für 2023 und 330 für 2024 zeigt sich ein kontinuierliches Wachstum in der Gremienarbeit.
Maßnahmen und Verbesserungen: Die Stadt setzte zunächst auf das Gremieninformationssystem und Bürgerinformationssystem SessionNet mit browsergestützter Informationsverteilung und Bereitstellung der Sitzungsunterlagen, was im Sitzungsdienst zu einer signifikanten Papierersparnis geführt hat (die Stadt ist seit 2017 auf papierlose Arbeitsweisen umgestiegen) und die digitale Gremienarbeit ermöglichte. 2019 wurde für die Stadträtinnen und Stadträte dann die Mandatos iOS-App eingeführt und durch Zugriff auf eine Onlinedatenbank konnten mit Hilfe des Umlaufverfahrens Gremiensitzungen auch online durchgeführt werden.
Durch die Einführung der digitalen Lösungen von SOMACOS hat sich die Effizienz der Gremienarbeit erheblich verbessert – der Arbeitsaufwand konnte reduziert werden und die Transparenz erhöhte sich. Die Bürgerinnen und Bürger profitieren ebenfalls, da sie Zugang zu öffentlichen Unterlagen über die städtische Homepage haben.
Fazit und Ausblick: Für die Zukunft plant die Stadt, die digitale Gremienarbeit weiter auszubauen. Geplante Maßnahmen umfassen die Einführung neuer Kontrollinstrumente, die Verbesserung der Vorlagenerstellung und die vollständige Digitalisierung der Fraktionsunterlagen. Diese Schritte sollen die Effizienz und Transparenz der kommunalen Arbeit weiter steigern und den Bürgern einen noch besseren Zugang zu Informationen bieten.
