DIGITALES SITZUNGSMANAGEMENT MIT SESSION
MADE IN GERMANY
Sitzungsmanagement
mit Leichtigkeit erledigen
Mit Session steuern Sie alle Prozesse des modernen Sitzungsmanagements in einem Bruchteil
der sonst benötigten Zeit. Workflows, Status und Aufgaben in einem System – weniger Nacharbeit von der Vorlage bis zur Beschlussumsetzung.
Wenn viele Beteiligte, Fristen und Dokumente zusammenkommen, entstehen schnell Medienbrüche: Versionen per E-Mail, unklare Zuständigkeiten, Rückfragen und Zeitverlust. Session bündelt Vorgänge zentral, führt durch Vorbereitung, Sitzung und Nachbereitung – und hält Aufgaben, Verantwortliche und Status je Vorgang nachvollziehbar fest. Praxiserprobt in über 2.350 Projekten.
Session ist so aufgebaut, dass Arbeitsschritte im Alltag leicht bleiben.
Schnell starten mit „Session Heute“
Termine, Aufgaben und offene Punkte sind sofort sichtbar und direkt erreichbar – ohne Suchen.
Nur sehen, was relevant ist
Menüs und Funktionen folgen dem Rollen-/Rechtekonzept – das schafft Fokus und erhöht Sicherheit.
Weniger manuelle Schritte
Prozesse laufen strukturiert statt über E-Mail und Excel – das reduziert Doppelerfassungen und Abstimmungsschleifen.
Mehr Transparenz im Ablauf
Bearbeitungsstände sind je Vorgang nachvollziehbar – inklusive nächstem Schritt und Zuständigkeit.
Schnellere Durchlaufzeiten
Tagesordnungen und Unterlagen entstehen konsistent, weil wiederkehrende Abläufe standardisiert werden können.
Beschlüsse werden umsetzbar
Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen sind sauber geführt – Umsetzung wird planbar und überprüfbar.
Schnell erlernbar für alle Rollen
klare Oberfläche, geführte Schritte und nachvollziehbare Abläufe erleichtern die Einarbeitung und erhöhen Akzeptanz.
Branchen, die erfolgreich auf unsere Lösungen setzen:
1024+ Kommunen vertrauen auf unsere Software:
1024+ Finanzinstitute vertrauen auf unsere Software:
Geführtes Arbeiten mit Assistent
typische Schritte werden klar geführt – damit nichts vergessen wird und Vorgänge sicher abgeschlossen werden.
Beschlussvorlagen erstellen & bearbeiten
Inhalte, Beteiligte und Versionen bleiben zentral am Vorgang – für konsistente Unterlagen statt Datei-Versionen.
Sitzungen planen & vorbereiten
Einladungen und Unterlagen werden strukturiert zusammengestellt und verwaltet – Routineaufgaben laufen schneller.
Tagesordnung & TOP-Organisation
TOP (Tagesordnungspunkt) bleibt auch bei Änderungen sauber sortiert, Dokumente sind eindeutig zugeordnet – der Überblick bleibt erhalten.
Flexible Workflows je Vorlageart & Sitzung
Schritte, Zuständigkeiten und Fristen lassen sich passend definieren – ohne die Übersicht zu verlieren.
Nachbereitung & Protokollgrundlage
Beschlüsse und Protokollinformationen werden direkt am Vorgang geführt – nachvollziehbar und später schnell wieder auffindbar.
Beschlusscontrolling & Aufgabensteuerung
Status, Verantwortliche und Fristen machen Fortschritt messbar – Umsetzung steuern statt hinterherlaufen.
Abrechnung Sitzungsgeld/Entschädigung (optional)
Berechnung und Auszahlung automatisieren, transparent dokumentieren und bei Bedarf per Schnittstelle ans Finanzsystem übergeben.
Session Heute – Überblick & Schnellzugriff
personalisierte Übersicht über Termine und Aufgaben mit direkter Verzweigung in die relevanten Vorgänge.
Das sagen unsere Kunden
Es gibt gute Gründe, warum sich über 2500+ Organisationen für uns entscheiden
Geführtes Arbeiten mit Assistent
typische Schritte werden klar geführt – damit nichts vergessen wird und Vorgänge sicher abgeschlossen werden.
Beschlussvorlagen erstellen & bearbeiten
Inhalte, Beteiligte und Versionen bleiben zentral am Vorgang – für konsistente Unterlagen statt Datei-Versionen.
Sitzungen planen & vorbereiten
Einladungen und Unterlagen werden strukturiert zusammengestellt und verwaltet – Routineaufgaben laufen schneller.
Tagesordnung & TOP-Organisation
TOP (Tagesordnungspunkt) bleibt auch bei Änderungen sauber sortiert, Dokumente sind eindeutig zugeordnet – der Überblick bleibt erhalten.
Flexible Workflows je Vorlageart & Sitzung
Schritte, Zuständigkeiten und Fristen lassen sich passend definieren – ohne die Übersicht zu verlieren.
Nachbereitung & Protokollgrundlage
Beschlüsse und Protokollinformationen werden direkt am Vorgang geführt – nachvollziehbar und später schnell wieder auffindbar.
Beschlusscontrolling & Aufgabensteuerung
Status, Verantwortliche und Fristen machen Fortschritt messbar – Umsetzung steuern statt hinterherlaufen.
Abrechnung Sitzungsgeld/Entschädigung (optional)
Berechnung und Auszahlung automatisieren, transparent dokumentieren und bei Bedarf per Schnittstelle ans Finanzsystem übergeben.
Session Heute – Überblick & Schnellzugriff
personalisierte Übersicht über Termine und Aufgaben mit direkter Verzweigung in die relevanten Vorgänge.
UNSER TIPP
Immer sicher und aktuell
Mit SessionAsp aus dem BSI-zertifizierten kommunalen Rechenzentrum ist Ihre Software immer aktuell und sicher. Alle sicherheitsrelevanten und sonstigen Programmupdates werden schnellstens automatisch für Sie installiert.
Geführtes Arbeiten mit Assistent
typische Schritte werden klar geführt – damit nichts vergessen wird und Vorgänge sicher abgeschlossen werden.
Beschlussvorlagen erstellen & bearbeiten
Inhalte, Beteiligte und Versionen bleiben zentral am Vorgang – für konsistente Unterlagen statt Datei-Versionen.
Sitzungen planen & vorbereiten
Einladungen und Unterlagen werden strukturiert zusammengestellt und verwaltet – Routineaufgaben laufen schneller.
Tagesordnung & TOP-Organisation
TOP (Tagesordnungspunkt) bleibt auch bei Änderungen sauber sortiert, Dokumente sind eindeutig zugeordnet – der Überblick bleibt erhalten.
Flexible Workflows je Vorlageart & Sitzung
Schritte, Zuständigkeiten und Fristen lassen sich passend definieren – ohne die Übersicht zu verlieren.
Nachbereitung & Protokollgrundlage
Beschlüsse und Protokollinformationen werden direkt am Vorgang geführt – nachvollziehbar und später schnell wieder auffindbar.
Beschlusscontrolling & Aufgabensteuerung
Status, Verantwortliche und Fristen machen Fortschritt messbar – Umsetzung steuern statt hinterherlaufen.
Abrechnung Sitzungsgeld/Entschädigung (optional)
Berechnung und Auszahlung automatisieren, transparent dokumentieren und bei Bedarf per Schnittstelle ans Finanzsystem übergeben.
Session Heute – Überblick & Schnellzugriff
personalisierte Übersicht über Termine und Aufgaben mit direkter Verzweigung in die relevanten Vorgänge.
Vorteile | Kernfunktionen | Rollen | Einführung
Was Session konkret abbildet
Session bildet den internen Ablauf als durchgängige Prozesslogik ab: Beschlussvorlagen werden erstellt und über definierte Schritte abgestimmt, daraus entstehen Tagesordnungen und Sitzungsunterlagen. Während oder nach der Sitzung dokumentieren Sie Ergebnisse, erfassen Beschlüsse und steuern die Umsetzung über Aufgaben, Fristen und Status – damit nicht „nachgearbeitet“, sondern gezielt gesteuert wird.
Damit die tägliche Arbeit einfacher wird, setzt Session auf ein klares Bedienprinzip: Startpunkt ist „Session Heute“ mit personalisiertem Überblick über Termine, Aufgaben und offene Vorgänge. Gleichzeitig sehen Anwender nur Menüs und Funktionen, die zu ihren Rechten passen – das reduziert Komplexität und verhindert Fehlbedienungen.
Vorteile auf einen Blick
Schnell starten mit „Session Heute“: Termine, Aufgaben und offene Punkte sind sofort sichtbar und direkt erreichbar – ohne Suchen.
Nur sehen, was relevant ist: Menüs und Funktionen folgen dem Rollen-/Rechtekonzept – das schafft Fokus und erhöht Sicherheit.
Weniger manuelle Schritte: Prozesse laufen strukturiert statt über E-Mail und Excel – das reduziert Doppelerfassungen und Abstimmungsschleifen.
Mehr Transparenz im Ablauf: Bearbeitungsstände sind je Vorgang nachvollziehbar – inklusive nächstem Schritt und Zuständigkeit.
Schnellere Durchlaufzeiten: Tagesordnungen und Unterlagen entstehen konsistent, weil wiederkehrende Abläufe standardisiert werden können.
Beschlüsse werden umsetzbar: Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen sind sauber geführt – Umsetzung wird planbar und überprüfbar.
Schnell erlernbar für alle Rollen: klare Oberfläche, geführte Schritte und nachvollziehbare Abläufe erleichtern die Einarbeitung und erhöhen Akzeptanz.
Kernfunktionen
Session Heute – Überblick & Schnellzugriff: personalisierte Übersicht über Termine und Aufgaben mit direkter Verzweigung in die relevanten Vorgänge.
Geführtes Arbeiten mit Assistent: typische Schritte werden klar geführt – damit nichts vergessen wird und Vorgänge sicher abgeschlossen werden.
Beschlussvorlagen erstellen & bearbeiten: Inhalte, Beteiligte und Versionen bleiben zentral am Vorgang – für konsistente Unterlagen statt Datei-Versionen.
Sitzungen planen & vorbereiten: Einladungen und Unterlagen werden strukturiert zusammengestellt und verwaltet – Routineaufgaben laufen schneller.
Tagesordnung & TOP-Organisation: TOP (Tagesordnungspunkt) bleibt auch bei Änderungen sauber sortiert, Dokumente sind eindeutig zugeordnet – der Überblick bleibt erhalten.
Flexible Workflows je Vorlageart & Sitzung: Schritte, Zuständigkeiten und Fristen lassen sich passend definieren – ohne die Übersicht zu verlieren.
Nachbereitung & Protokollgrundlage: Beschlüsse und Protokollinformationen werden direkt am Vorgang geführt – nachvollziehbar und später schnell wieder auffindbar.
Beschlusscontrolling & Aufgabensteuerung: Status, Verantwortliche und Fristen machen Fortschritt messbar – Umsetzung steuern statt hinterherlaufen.
Abrechnung Sitzungsgeld/Entschädigung (optional): Berechnung und Auszahlung automatisieren, transparent dokumentieren und bei Bedarf per Schnittstelle ans Finanzsystem übergeben.
Für wen lohnt sich Session besonders?
Sitzungsdienst / Gremienbüro / Vorstandsstab: Weniger Koordinationsaufwand, klare Abläufe, saubere Unterlagen – Sie gewinnen Zeit in Vorbereitung und Nachbereitung.
Fachbereiche: Klare Zuständigkeiten und transparente Bearbeitungsstände – Inhalte kommen schneller „durch“ und bleiben nachvollziehbar dokumentiert.
Führungskräfte / Vorstände: Bessere Entscheidungsgrundlagen und verlässliche Umsetzung – Status, Fristen und offene Punkte auf einen Blick.
IT / Digitalisierung: Standardnaher Betrieb, klare Rollen-/Rechtekonzepte und Integrationsfähigkeit – das System passt sich Ihrer Landschaft an, nicht umgekehrt.
Einführung in der Praxis
Schritt 1: Prozesse & Rollen klären – Im Kick-off definieren wir gemeinsam, wie Vorlagen, Sitzungen und Nachbereitung bei Ihnen künftig laufen sollen.
Schritt 2: System einrichten & ggf. migrieren – Konfiguration, Rechte und Vorlagenlogik werden vorbereitet; bei Bedarf übernehmen wir Daten strukturiert.
Schritt 3: Schulung – Anwender und Admins werden zielgruppengerecht geschult, damit Session schnell im Alltag wirkt.
Schritt 4: Go-Live – Im Produktivbetrieb begleitet Sie ein fester Ansprechpartner. So bleiben Fragen, Anpassungen und Supportwege klar.
Möchten Sie sehen, wie Session Ihren Sitzungsprozess entlastet?
In einer Demo vor Ort oder online zeigen wir typische Abläufe – von der Vorlage über Tagesordnung und Sitzung bis zur Beschlussumsetzung.
Häufige Fragen – kurz beantwortet
Generelle Fragen
Was ist der Unterschied zwischen SessionNet und Mandatos?
SessionNet ist das browserbasierte Gremienportal für freigegebene Sitzungen, Unterlagen, Beschlüsse, Termine und Recherche – mit Rollen/Rechten für gezielten Zugriff. Mandatos ist die native App für Gremienmitglieder: mobil optimiert, mit Offline-Verfügbarkeit, PDF-Annotationen (Notizen/Markierungen) und persönlichem Überblick über Sitzungen und Umlaufverfahren (Abstimmung ohne Sitzung).
Können wir mit einem Modul starten und später erweitern?
Ja. Die Lösung ist modular: Sie können z. B. mit Session starten und später SessionNet, Mandatos oder Funktionen wie Online-Abstimmung, Beschlusscontrolling oder KI-Protokollierung ergänzen – ohne Systembruch.
Ist die Lösung mandantenfähig – z. B. für Verwaltungsgemeinschaften oder Beteiligungen?
Ja. Sie können mehrere Mandanten abbilden – z. B. Ortsgemeinden, Beteiligungen oder Tochterunternehmen. Voraussetzung ist eine zentrale Stammdatenverwaltung, damit Personen, Gremien und Strukturen konsistent gepflegt und getrennt genutzt werden können.
Wie schützt SOMACOS sensible Sitzungsunterlagen vor unbefugtem Zugriff?
Ein Rollen- und Rechtemodell steuert den Zugriff präzise: Jede Nutzergruppe sieht nur freigegebene Inhalte. So bleiben vertrauliche Dokumente geschützt – und Zuständigkeiten sowie Zugriffe sind nachvollziehbar.
Wie kann die Lösung betrieben werden (On-premises oder SaaS)?
Beides ist möglich: on-premises in Ihrer Windows-Server-Umgebung (optional als VMs – virtuelle Maschinen) oder als SaaS/Session ASP im zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. IT-Security-Designs wie Reverse Proxy (vorgelagerter Zugang) oder DMZ (abgesicherter Netzbereich) lassen sich passend umsetzen. Zugriff auf Session ASP erfolgt – je nach Konzept – über gesicherten VPN- oder Citrix-Zugang.
Ist Online-Abstimmung auch in Präsenzsitzungen möglich?
Ja. Sie stimmen je TOP (Tagesordnungspunkt) offen, namentlich oder geheim ab – in Präsenz, hybrid oder online. Ergebnisse werden übersichtlich angezeigt und direkt in Session bzw. ins Protokoll übernommen. Das reduziert Moderationsaufwand und erhöht die Nachvollziehbarkeit.
Wie funktioniert KI-gestützte Protokollierung – und behalten wir die Kontrolle?
Session stellt über KI-Connect (Web-API) relevante Sitzungsinfos bereit (z. B. TOPs, Teilnehmende, Metadaten). Sie wählen den KI-Anbieter selbst. Das Ergebnis wird in Session abgelegt – die redaktionelle Nachbearbeitung bleibt jederzeit möglich.
Datensicherheit und Hosting
Wie unterstützt SOMACOS Datenschutz und DSGVO-konforme Nutzung?
Die SOMACOS-Lösung unterstützt Datenschutz nach dem Prinzip Privacy by Design/Default: Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies fachlich oder rechtlich erforderlich ist. Die Datenhoheit verbleibt beim jeweiligen Auftraggeber. Eine zentrale Verarbeitung personenbezogener Daten durch SOMACOS findet nicht statt.
Wie schützt das Rollen- und Rechtemodell sensible Sitzungsunterlagen?
Der Zugriff auf personenbezogene Daten, Sitzungsunterlagen und Beschlüsse wird rollen- und berechtigungsabhängig gesteuert. Nutzer sehen nur die Informationen und Funktionen, die sie für ihre Aufgaben benötigen – so bleiben vertrauliche Inhalte geschützt und Freigaben nachvollziehbar.
Was bedeutet der Betrieb im BSI-zertifizierten Partnerrechenzentrum für die Datensicherheit?
Beim Betrieb als Software-as-a-Service kann Session in einem Partnerrechenzentrum betrieben werden, das nach ISO 27001 auf Basis von BSI IT-Grundschutz zertifiziert ist, z. B. bei der OWL-IT. Dadurch erfolgt der technische Betrieb in einer professionell abgesicherten Rechenzentrumsumgebung. Rollen- und Rechtemodell, Zugriffsbeschränkungen und datenschutzfreundliche Voreinstellungen der SOMACOS-Lösung bleiben erhalten.