Vom Speckgürtel zum Vorreiter: Grünheide digitalisiert die Gremienarbeit
Grünheide (Mark), eine idyllische Gemeinde im Speckgürtel Berlins, hat sich nicht nur als attraktiver Wohnort etabliert, sondern auch als Vorreiter in Sachen Digitalisierung. Die Gemeinde hat sich in den letzten Jahren als dynamisches Zentrum für Innovation und Wirtschaftsentwicklung etabliert. Mit der Ansiedlung von Tesla hat Grünheide auch international Aufmerksamkeit erlangt. Diese Dynamik spiegelt sich auch in der Verwaltungsarbeit wider. In einem wichtigen Projekt hat die Gemeinde ihre Gremienarbeit jetzt erfolgreich digitalisiert – ein Schritt, der weit über die bloße Effizienzsteigerung hinausgeht.
Der Weg zur produktiven Umsetzung: Mit rund 9.246 Einwohnern und einer Verwaltung von etwa 45 Beschäftigten hat Grünheide die Implementierung des Fachverfahrens Session von SOMACOS durchgeführt, mit dem Gremien- und Bürgerinformationssystem SessionNet und den Mandatos Apps für Gremienmitglieder. Ziel war es, die internen Prozesse zu optimieren, Medienbrüche zu reduzieren und die Transparenz gegenüber der Öffentlichkeit zu erhöhen. Dank einer gut abgestimmten Projektplanung und enger Zusammenarbeit mit dem Dienstleister OWL-IT, der das System im eigenen BSI-zertifizierten Rechenzentrum hostet, gelang die Umsetzung in Rekordzeit. Mit dieser Umgebung kann die Software von jedem Browser aufgerufen werden, wodurch eine einfache Implementierung und Wartung gewährleistet wird. Die Nutzer profitieren von regelmäßigen Updates und einem hohen Maß an Flexibilität, da sie jederzeit und von überall auf die Anwendungen zugreifen können.
Die Vorteile auf einen Blick: Früher waren die Prozesse in der Gemeinde Grünheide von zahlreichen Medienbrüchen und langen Durchlaufzeiten geprägt. Mit der neuen Softwarelösung gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Durch die Einführung digitaler Workflows, eines umfassenden Beschlusscontrollings und einer HKR-Schnittstelle konnten nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Revisionssicherheit und Versionierung verbessert werden. Besonders hervorzuheben ist die transparente Kommunikation mit Politik und Öffentlichkeit, die durch die digitale Lösung erheblich gefördert wird.
Ein Schritt in die Zukunft zur Digitalisierung in den Kommunen: Die erfolgreiche Implementierung der Software Session zeigt, wie Digitalisierung auf kommunaler Ebene gelingen kann. Es ist ein Beispiel dafür, wie durchdachte Projekte in Kombination mit erfahrenen Partnern zu nachhaltigen Verbesserungen führen können.
